Strona główna » Wiedza » Aktualności » Klauzule RODO w zamówieniach publicznych

Klauzule RODO w zamówieniach publicznych

29.05.18

Od 25 maja zamawiający muszą spełniać obowiązek informacyjny, a także chronić dane zgodnie z unijnym rozporządzeniem - przypomina Urząd Zamówień Publicznych.

articleImage: Klauzule RODO w zamówieniach publicznych Źródło: iStock

W ogłoszeniu o zamówieniu lub konkursie, specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), dokumentacji postępowania albo w regulaminie konkursu warto zawrzeć klauzule informacyjne z art. 13 RODO - radzi Urząd Zamówień Publicznych. Chodzi o poinformowanie, kto przetwarza dane, po co i jak długo.

Wzór klauzuli

Aby ułatwić zamawiającym wywiązanie się z nowych obowiązków UZP przygotował wzór kaluzuli informacyjnej. Proponuje, aby wyglądała ona tak:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
§   administratorem Pani/Pana danych osobowych jest /nazwa i adres oraz dane kontaktowe zamawiającego/;
§   inspektorem ochrony danych osobowych w /nazwa zamawiającego/ jest Pani/Pani /imię i nazwisko, kontakt: adres e-mail, telefon/ (o ile jest obowiązek powołania IOD);
§   Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego /dane identyfikujące postępowanie, np. nazwa, numer/ prowadzonym w trybie ………………….;
§   odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp”;
§   Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
§   obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
§   w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
§   posiada Pani/Pan:
−    na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
−    na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;
−    na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
−    prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
§   nie przysługuje Pani/Panu:
−    w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
−    prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
−    na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

UZP radzi też, aby alternatywnie, zwłaszcza w przypadku postępowań lub konkursów będących w toku, informacje te przekazać w korespondencji bezpośrednio skierowanej do wykonawców po otwarciu ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ewentualnie w przypadku postępowań lub konkursów w toku – niezwłocznie. Pod warunkiem, oczywiście, że wykonawcy nie zostali już wcześniej poinformowani o swoich prawch.

UZP zwraca też uwag, że skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
Z kolei prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Potwierdzenie na piśmie i e-rejestry

Zamawiający musi mieć też potwierdzenie, że przekazał niezbędne informacje. I zaleca, do zobowiązania wykonawcy do oświadczenia o wypełnieniu przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO. Wystarczy, że wykonawca oświadczy, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

Anna Serpina-Forkasiewicz, prezes portalpzp.pl, zauważa, że zamawiający powinnien też prowadzić rejestry z informacjami, jakie dane przetwarza i komu je przekazuje. Dzięki temu będzie móhł szybko spełnić prośby osób, których dane dotyczą.  Zamawiający szczególnie muszą tez chronić dane wrażliwe, a te mogą się znaleźć w dokumentacji przetargowej. Na przykład każdy członek zarządu, prokurent musi złożyć zaświadczenie o niekaralności.


  Elektronizacja zamówień publicznych 2018 PRZEDSPRZEDAŻ >>


Anna Serpina-Forkasiewicz podkreśla też, że w przypadku posiadania podstawy prawnej, nie można też spełniać prawa do zapomnienia. A zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający przechowuje protokół wraz z załącznikami przez okres czterech lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. Zgodnie z definicją legalną, wprowadzoną w art. 2 pkt 7a ustawy Pzp, postępowanie kończy się z momentem dokonania wyboru oferty wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego, lub - w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki - wynegocjowania postanowień takiej umowy. O tym też wspomina UZP we wzorze klauzuli informacyjnej.

Więcej o wskazówkach UZP dotyczących prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z RODO można przeczytać tutaj.

Zapoznaj się z komentarzem praktycznym w LEX Zamówienia Publiczne "Ochrona danych osobowych w zamówieniach publicznych"

Jolanta Ojczyk 29.05.18
Skomentowano 0 razy
Średnia ocena artykułu (oddanych głosów: 0)

 
ZOBACZ TAKŻE

Zapisz się na newsletter
NAJCZĘŚCIEJ CZYTANE